+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Перечень документов в личном деле работника

Личное дело работника формируют при приеме на работу. Какие документы в нем можно хранить, а какие нельзя — расскажут эксперты. Чтобы сформировать личное дело сотрудника, сначала определите, какие документы допустимо хранить в папке, а какие строго запрещено. После приема на работу нового специалиста заведите отдельную папку, куда включите соответствующий спектр документов.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Ведение личных дел работников

Во многих организациях кадровики ведут личные дела сотрудников; какие документы необходимы, они не всегда знают. И это неудивительно, ведь закон не обязывает заводить их в принципе.

Значит, это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, его сотрудники сами решают, какие бумаги запрашивать. Но такое мнение ошибочно. Кадровик обязан знать, какие документы можно хранить в личном деле работника с Точнее, Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал года.

Но на практике все еще нередки нарушения, и чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации. Во избежание нарушения закона отдел кадров имеет право хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании.

К ним относятся:. Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.

Документы в личном деле работника для проверки трудовой инспекцией без проблем должны дополняться согласием на обработку персональных данных. Также обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого. В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью.

Проще запомнить так: не храним даже копий того, что выдают госорганы:. Наличие их в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Сбор такой информации без согласия человека запрещен. За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Материалы по теме 50 тысяч рублей штрафа за копию паспорта в личном деле. Какие еще документы опасно хранить кадровикам? Задаваясь вопросом, что должно храниться в личном деле сотрудника , нельзя не упомянуть медицинские книжки, хотя они в личном деле и не хранятся.

Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника. Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации.

Как правило, под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик. Нужно понимать, заводя личное дело сотрудника, что должно быть в году в его составе. Однако сформировать его один раз и навсегда не получится. Информацию нужно своевременно обновлять.

А делать это можно только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить права не имеет. Выдавать дело кому-либо отдел кадров может только по приказу руководителя.

Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами заинтересованное лицо может в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя. Если сторонняя организация намерена получить папку для просмотра, она должна подать официальный запрос. Передачу осуществить можно после получения резолюции руководителя и с составлением акта в двух экземплярах. Мы выяснили, какие документы хранятся в личном деле сотрудника.

И очевидно, что срок их хранения может отличаться. Поэтому установлен свой срок для всей папки в целом. Сначала в течение трех лет после увольнения они остаются в отделе кадров. Потом можно передать их в архив на законодательно закрепленный срок. В соответствии со статьей Однако бумаги краткосрочного хранения менее пяти лет подшивать в общую папку не рекомендуется. В целом желательно, чтобы в соответствующем внутреннем локальном акте было указано, какие из них и зачем компания намерена хранить.

Все имеющиеся документы отдел кадров должен учитывать в журнале. Вести его можно в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала. Карантин Проверка контрагента Готовые формы документов от КонсультантПлюс. Перечень документов в личном деле сотрудника. Перечень документов в личном деле сотрудника — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров.

Материалы по теме. Журнал Скачать. Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Мы узнаем о неточности и исправим её. E-mail рассылка. Каждый будний день мы будем отправлять вам всё, что было опубликовано вчера Вы ничего не пропустите!

Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту. Вам может быть интересно:. Образец приказа об утверждении штатного расписания. Может ли директор ООО не получать зарплату. Подписывайтесь на наш канал в Telegram. Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного! Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен. Нужны образцы на все случаи жизни?

Бесплатно в КонсультантПлюс. Удалить Нет, оставить. Да Отмена.

Личное дело сотрудника — это пакет документов, содержащий личные сведения о работнике, а также информацию, касающуюся его деятельности в данной организации. В законодательстве нет прямого указания, что каждый работодатель должен формировать личное дело на работника.

Ведение личных дел работников — это оформление и хранение документов для систематизации данных о трудовой деятельности. Документирование информации на государственных служащих регламентируется федеральными законами и предусматривает обязательное выполнение. Скачать заполненный образец личной карточки работника по форме Т Скачать бланк титульного листа личного дела работника.

Скачать образец титульного листа личного дела работника. Скачать бланк описи личного дела. Скачать образец описи личного дела. Скачать положение о ведении личных дел работников. Скачать бланк анкеты работника для личного дела. Скачать образец анкеты работника для личного дела. В соответствии с требованиями Федерального закона от На остальные организации коммерческие и НКО такая обязанность не распространяется.

В се юрлица и ИП имеют возможность их не вести или вести по своему желанию. Поскольку сформированные личные дела ЛД позволяют наилучшим образом систематизировать кадровые данные организации и дают кадровикам возможность быстро найти любую необходимую информацию, на практике их ведут практически все фирмы. Удобнее делать это в соответствии с существующими рекомендациями. В соответствии с подп. Особого регламента по ведению нет есть только для гос. Н о если компания решила вести персональные дела, придется утвердить соответствующее положение о ведении личных дел работников и регламентировать этот процесс на уровне предприятия.

В этом внутреннем нормативном акте определяется:. Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников анкеты, учетные карточки , так и их копии.

В ЛД попадают и те, и другие. Следует помнить, что копии документов обязательно заверяются в установленном порядке надлежащим образом для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании.

Отвечая на вопрос, какие документы входят в состав личного дела работника в , отметим, что они делятся на:. Во второй группе будут персональные документы на детей работника необходимые для выплаты пособий, назначения отпусков и предоставления вычетов по НДФЛ , договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору в случае их заключения , приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях.

Сюда включают сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении и подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, хранятся :. Третья, заключительная, группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении.

Первый и основной — это определить, что должно быть в личном деле сотрудника в году и с какой целью документы туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то персональные дела становятся многотомными в пересчете на одного сотрудника. Это усложняет работу, да и ни к чему. В работе с личным делом очень важно помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей.

Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора этой информации пункт 2 статьи 5 Федерального закона от Если спросить кадровиков про хранение копии паспорта в личном деле работника, то многие ответят, что так положено, но на норму сослаться не смогут видимо, слышали или прочитали где-то, что в персональном деле обязательно присутствует копия паспорта, или вшили, чтобы просто была на всякий случай.

Только в случае обоснованной необходимости это хранение признается законным. Аналогично и с заявлениями о приеме на работу, которые обязательны для госслужбы, но для остальных организаций — уже давно элемент пережитого прошлого: сейчас этот документ при трудоустройстве не нужен.

Второй момент, на который следует обратить внимание, — хранение ЛД, личных карточек Т-2 и трудовых книжек. Трудовые книжки содержатся как бланки строгой отчетности — в сейфах и доступ к ним имеет ограниченный контингент лиц пункты 42 , 45 правил , утвержденных постановлением правительства РФ от Персональные дела некоторые организации тоже держат в металлических шкафах. Но в одном сейфе эти документы находиться не должны, что исключает возможность хранить трудовые книжки в персональных делах.

Теперь о возможности хранить карточки Т-2 в личных делах. Прямого запрета на это нет, и теоретически есть возможность в ЛНА прописать, что Т-2 хранятся в ЛД, поскольку каждое предприятие определяет порядок документооборота самостоятельно.

Однако, как правило, кадровые специалисты предпочитают держать Т-2 под рукой. В ЛД обычно помещают документы, которые имеют разный срок хранения. К адровики должны ориентироваться на приказ Минкультуры России от Следует помнить, что многие кадровые документы хранятся длительное время свыше 10 лет , и если они включены в ЛД, то срок хранения личных дел работников не меньше этого срока.

Обычно такие документы в составе ЛД приходится хранить не менее 50 лет статья Порядок ведения ЛД определяется на уровне фирмы. Обычно все бумаги вкладывают в него в хронологическом порядке. А чтобы ничего не потерялось, вшивают опись, которую ведут все время, заполняется справка о составе документов, входящих в личное дело работника. Бланк описи разрабатывается самостоятельно или используется образец для государственных учреждений.

Первым в ЛД всегда заполняют титульный лист. Он является рекомендованным, поэтому при желании его разрабатывают самостоятельно. На титульном листе пишут название компании и Ф. После заполнения титульного листа в папку вкладывают все остальные документы. Все заведенные персональные дела необходимо регистрировать в специальном учетном журнале это не дань графоманству, это удобно для поиска.

Форма этого учетного документа никакими НПА не утверждена, поэтому работодатель разрабатывает ее самостоятельно. Журнал прошивается и пронумеровывается, а в его графы заносятся все номера ЛД, даты их заведения, заголовки и даты закрытия. Хранение копий документов в личных делах сотрудников — это элемент системы кадрового документооборота, регламентированный законодательно.

За нарушение правил обращения с документами предусмотрен штраф до 50 рублей. Избежать наказания удастся, если компания обоснует необходимость наличия бумаг и получит согласие работников на обработку персональных данных. Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров — это систематизация и обработка персональных данных всех работников предприятия.

Является обязательным для государственных служб и подлежит выполнению в соответствии с законодательством РФ. Отзыв разрешения на обработку персональных данных — бумага, которая позволяет запретить организациям собирать, хранить, передавать и иным образом использовать личную информацию гражданина.

Отзыв не имеет унифицированной формы, передается лично или по почте, и на него обязательно должна быть реакция оператора, обрабатывающего ваши личные данные. Проверка на судимость — это процедура, которая обусловлена не только желанием работодателя проконтролировать сотрудника на наличие проблем с законом. Непогашенная или не снятая судимость запрещает трудоустройство на некоторые должности, а значит, без проверки не обойтись.

Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования СНИЛС — это документ, подтверждающий наличие у гражданина номера лицевого пенсионного счета.

Регистрация в системе означает, что человек может отчислять страховые взносы и рассчитывать на пенсию по старости. Но больше зеленую карточку не выдают, и работодателям нужны уведомления о регистрации работника в системе на бумаге или в электронном варианте. Состав личного дела работника. Юлия Дидух. Судебная практика в связи с коронавирусом. Скачать дополнительные материалы в базе КонсультантПлюс. Скачать заполненный образец личной карточки работника по форме Т-2 Скачать бланк титульного листа личного дела работника Скачать образец титульного листа личного дела работника Скачать бланк описи личного дела Скачать образец описи личного дела Скачать положение о ведении личных дел работников Скачать бланк анкеты работника для личного дела Скачать образец анкеты работника для личного дела.

Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Автор: Юлия Дидух Обсудить в чате Telegram. Подпишитесь на новости Клуба кадровиков. Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с Правилами пользования и Политикой конфиденциальности и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk. Связанные статьи. Как правильно хранить копии документов в личных делах работников Хранение копий документов в личных делах сотрудников — это элемент системы кадрового документооборота, регламентированный законодательно.

Правила хранения личных дел в кадровой службе Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров — это систематизация и обработка персональных данных всех работников предприятия. Порядок отзыва согласия на обработку персональных данных Отзыв разрешения на обработку персональных данных — бумага, которая позволяет запретить организациям собирать, хранить, передавать и иным образом использовать личную информацию гражданина.

Способы проверки сотрудника на судимость Проверка на судимость — это процедура, которая обусловлена не только желанием работодателя проконтролировать сотрудника на наличие проблем с законом. СНИЛС: часто задаваемые вопросы Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования СНИЛС — это документ, подтверждающий наличие у гражданина номера лицевого пенсионного счета.

Образцы документов. Как оформить согласие на обработку персональных данных. Как получить ИНН через интернет. Оформляем образец обязательства о неразглашении персональных данных работников.

Образец положения о персональных данных работников. Club TK. Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы. Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас. Ответ гарантируем! Я работодатель Я работник Карантин и коронавирус Оформление документов Охрана труда Проверки и отчетность Персональные данные Иностранные работники Прием на работу Отпуск Рабочее время Дисциплина труда Расчеты с персоналом Больничные Аттестация и переподготовка Увольнение Здесь нет моей темы, хочу задать вопрос экспертам Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусом Образцы основных документов в связи с коронавирусом Нерабочие дни в связи с коронавирусом.

Образцы заполнения кадровых документов Формы первичных учетных документов Сведения о трудовой деятельности электронная трудовая книжка Ведение трудовых книжек в бумажном виде.

Специальная оценка условий труда Несчастный случай на производстве Обязательные медосмотры профосмотры Инструктажи по охране труда.

Перечень документов в личном деле сотрудника

Акция месяца 8 88 Повысьте свою квалификацию в Высшей Школе Кадровика. Зарегистрируйтесь, чтобы получить этот файл и все новые образцы документов, которые нужны кадровой службе в году. Регистрация займет не больше минуты. Пожалуйста, зарегистрируйтесь или войдите на сайт со своим логином и паролем. Это бесплатно. Заполните короткую форму регистрации , чтобы продолжить тестирование на сайте. Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином. Личное дело работника формируют при приеме на работу. Какие документы в нем можно хранить, а какие нельзя — расскажут эксперты. Иметь под рукой доступный и упорядоченный источник информации о каждом работающем специалисте весьма удобно.

На государственной и муниципальной службе , а также в отношении военнослужащих надо вести личное дело работника. Остальные работодатели вправе отказаться от необязательной, но практичной формы систематизации всех данных о каждом работнике. Чтобы сформировать личное дело сотрудника, сначала определите, какие документы допустимо хранить в папке, а какие строго запрещено.

После приема на работу нового специалиста заведите отдельную папку, куда включите соответствующий спектр документов.

В процессе работы просто пополняйте папку новыми документами, которые непосредственным образом связаны с работой сотрудника. Последовательность документов в личном деле работника рекомендуется хронологическая, по мере их поступления. Все папки в общем случае храните в кадровой службе. Что включить в личное дело сотрудника, какие документы должны быть в нем , законом не определено. Исключение сделано только для государственных служащих.

На них дела заводят в обязательном порядке, включая в папки соответствующие документы, персданные, ряд иных сведений о поступлении на госслужбу, ее прохождении, прекращении. Это необходимо для обеспечения деятельности госоргана с учетом ч.

В организациях коммерческого сектора порядок ведения делопроизводства, формирование личных дел сотрудников, их оформление и хранение определяют локальными актами. Помните, что не все документы и их копии можно хранить в личном деле сотрудника.

Пользоваться им очень просто: отметьте в чек-листе документы, которые вы храните в личном деле и нажмите кнопку. Онлайн-сервис укажет на список документов, которые нужно срочно убрать из личного дела. Провести проверку личного дела сейчас. Чтобы сформировать личное дело сотрудника, заведите папку-скоросшиватель и оформите титульный лист. На титульном листе укажите наименование организации и структурного подразделения, в котором будет работать новый сотрудник. Проставьте номер личного дела и номер тома, если он есть.

В заголовке личного дела пропишите Ф. Документы, которые будете хранить в личном деле, поместите в папку-скоросшиватель. Листы личного дела пронумеруйте нарастающей нумерацией арабскими цифрами графитным карандашом или нумератором. Использовать чернила или цветные карандаши нельзя. В процессе всего периода работы сотрудника кадровик должен пополнять папку новыми документами, которые непосредственным образом связаны с работой сотрудника. Последним документом в папке будет копия приказа об увольнении.

При оформлении папки сразу составьте ее внутреннюю опись. Сделать это рационально при приеме сотрудника на работу. Подшейте все дела, опишите. Дополняйте опись по мере поступления в папку новых документов вплоть до момента увольнения сотрудника. Если дела подшили без описи, составьте ее и приклейте с внутренней стороны обложки. Такой порядок указан в п. Перед сдачей дела в архив укажите количество документов, находящихся в деле, количество листов описи. Итоговую запись внесите на внутреннюю сторону описи.

Такие правила установлены указанным Приложением. При ведении дел соблюдайте требования по защите персданных. Копии личных документов, которые требуются при трудоустройстве, помещать в личное дело сотрудника образец небезопасно. При проведении проверки Роскомнадзор может расценить это как нарушение правил обработки и хранения персданных. Собирайте и обрабатывайте персданные в соответствии с установленными правилами.

Например, при трудоустройстве вы вправе только попросить соискателя показать в кадровой службе паспорт, военный билет, диплом и так далее.

На их основании внесите все сведения в карточку, после чего оригиналы документов возвратите соискателю. Исключения установлены для государственного и муниципального сектора. В папки включают ряд документов, в том числе и ксерокопии паспортов. Основание: Положение, утв. Указом Президента от Учитывайте, что должно быть в личном деле сотрудника.

Если ксерокопии содержатся в папке без основания, цели и полученного согласия, организацию могут при проверке оштрафовать на крупную сумму. Основание: статья Эти копии обяжут немедленно уничтожить. Если при проверке выяснилось, что копии по-прежнему находятся в папке, их необходимо уничтожить в течение 30 дней после того, как была достигнута цель обработки. Например, в папке находится справка о рождении ребенка, а пособие уже выплачено.

Порядок уничтожения таких документов законом не установлен. Работодатель вправе определить его самостоятельно. Решив хранить ксерокопии документов в папках с делами сотрудников, получите их согласие не только на обработку, но и на хранение копий соответствующих документов.

Кадровику стоит проверить нормативное обоснование для хранения таких ксерокопий. Судебная практика показывает, что нельзя хранить копии личных документов работников, если на это нет достаточных оснований. Где хранить личные карточки сотрудников и какие документы включать в личное дело, организация вправе решить сама. Порядок хранения личных карточек сотрудников закон не определяет.

Предусмотрите такой порядок в локальном акте, например в положении о порядке ведения личных дел сотрудников ч. Рекомендуем хранить личные карточки отдельно от личных дел, поскольку перечень типовых управленческих архивных документов, утвержденный приказом Росархива от Нет, нельзя. Личная карточка — это обязательный документ, который каждый работодатель должен вести на каждого сотрудника. Ведете личные дела работников в организации или нет, значения не имеет. В личной карточке повторяйте все записи из трудовой книжки о приеме на работу, переводах и увольнении и т.

С каждой такой записью в личной карточке знакомьте сотрудника под подпись в личной карточке. Вести личные дела на сотрудников закон велит только отдельным работодателям. Остальные решают сами, нужны им личные дела или нет. Нет, не обязан. Закон не требует, чтобы работодатель знакомил сотрудника с его личным делом. Тем не менее сотрудник вправе в письменном заявлении потребовать выдать копии документов, связанных с его работой, или оформить выписку из личного дела.

В таком случае отказать сотруднику в просьбе нельзя ст. Правило 2: В папке должно находиться не более листов. Если их больше, необходимо оформить второй том с учетом п. Учитывайте, что нельзя применять чернила и цветные карандаши. Не нужно пронумеровывать все страницы. Внутреннюю опись нумеруйте отдельно от документов, которые хранятся в папке.

Храните в отделе кадров личные дела всех сотрудников, которые в настоящий момент продолжают работать в организации. Передайте в архив все дела тех, кто уже уволился из компании. Чтобы произвести передачу, личное дело работника прошейте на четыре прокола, поместив в твердую обложку, или переплетите. Сделать все нужно так, чтобы каждый лист легко можно было прочитать, при необходимости просмотреть соответствующие реквизиты.

Перед подшивкой или переплетением удалите со всех документов скрепки. В начало подшейте бланк с внутренней описью, в конце разместите лист-заверитель. На обложке запишите дату, когда его окончили вести. Укажите и количество листов, учитывайте все без исключения листы, включая опись и лист-заверитель. На обложке проставьте срок хранения личных дел.

Храните не менее 75 лет папки, которые создали в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой. Их нужно хранить независимо от даты создания.

Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

Этот документ спасет от обидных штрафов и защитит от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами программы БухСофт. Зарегистрируйтесь, скачайте и сразу используйте в работе!

Хранение документов в личных делах работников позволяет быстро найти нужные сведения и скорректировать их при необходимости. Также оно обеспечивает надежную защиту персональных данных. В статье - особенности ведения и образцы оформления. Эти бланки и образцы помогут вам оформить кадровые документы в соответствии со всеми требованиями законодательства:. Оформляйте личные дела работников в программе БухСофт.

Она учитывает специфику работы любой компании или индивидуального предпринимателя. Документы полностью соответствуют требованиям Роструда. Попробуйте бесплатно:. Оформить личное дело работника онлайн. Личное дело сотрудника — это определенный набор документов, размещенный в отдельной папке. Они содержат информацию о работнике и его трудовом стаже. Обложка папки личного дела выглядит так:. Ведение личных дел сотрудников позволяет систематизировать, обобщить и удобно хранить персональные данные.

То есть оформление личного дела работника позволяет решить сразу несколько задач:. Формирование личных дел работников обязательно в организациях госсектора в целях обеспечения их деятельности. Например, на государственной гражданской службе ст. Коммерческие организации вправе вести личные дела. При этом перечень работников, на которых они составляются, и правила ведения устанавливают в локальных нормативных актах.

Но на практике компании оформляют личные дела на всех своих работников в силу факторов, перечисленных в предыдущем разделе. На год форма папки личного дела и состав включаемых в нее документов для коммерческих организаций законодательно не установлены.

Компании вправе самостоятельно разработать и закрепить перечень документов в своих локальных нормативных актах. При этом можно руководствоваться требованиями ГОСТ 6. Таблица 1. Перечень документов, которые можно включить в папку личного дела. Но обратите внимание: в папке личного дела хранить документы, которые непосредственно не связаны с трудовой деятельностью человека, довольно рискованно. Работник вправе лишь показать эти документы.

Информация, вносимая в личное дело, содержит персональные данные. Роскомнадзор может расценить хранение как нарушение правил обработки персональных данных. Кадровик их проверяет и вносит необходимую информацию в личную карточку работника.

Затем возвращает документы на руки сотруднику ст. Пятнадцатого ААС от Бесцельное и несогласованное хранение копий документов может стать причиной наложения на компанию штрафа в размере от 30 до 50 тысяч рублей. Кроме того, фирму обяжут уничтожить копии пост. ФАС Северо-Кавказского округа от Исключение из данного правила предусмотрено только в отношении государственных и муниципальных служащих. В их личные дела такие документы включают в силу закона положение, утв.

Указом Президента от На ней нужно указать всю важную для поиска и идентификации информацию. Требования к оформлению титульного листа личного дела работника и образец есть в ГОСТ от Документ предусматривает на обложке наличие строк для заполнения государственными или муниципальными архивами в момент приема дела на хранение.

Эти строки можно оставить пустыми. Согласно ГОСТ личные дела, как документы длительного хранения, должны иметь цельнокартонную обложку. Государственный или муниципальный архив не примет пластиковые скоросшиватели либо файлы. Папку наполняют документами, перечисленными выше.

Перечень коммерческая компания определяет самостоятельно и закрепляет его локальным нормативным актом. Директор компании приказом назначает ответственного специалиста для работы с документами личных дел. Ему предоставляют право оформлять личные дела, нумеровать их, делать описи, корректировать, закрывать дела и сдавать в архив.

Именно ответственный специалист ознакамливает работника под роспись с его личным делом. Как правило ознакомления производят не менее раза в календарный год. Москва, Новодмитровская ул. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь!

У меня есть пароль. Пароль отправлен на почту Ввести. Введите эл. Неверный логин или пароль. Неверный пароль. Введите пароль. Я тут впервые. Покупка и подключение:. Перезвоните мне. Купить БухСофт Онлайн. Купить ЭП и отправку.

Статьи Кадровый документооборот. Как вести личное дело работника: образцы оформления. Темы: Кадровый учет Кадровый документооборот Трудовой договор. Читайте в статье:. Титульный лист личного дела работника образец Скачать бесплатно. Образец анкеты из личного дела Скачать бесплатно. Образец внутренней описи документов Скачать бесплатно. Образец положения о порядке ведения личных дел Скачать бесплатно.

Образец согласия работника на хранение копий его личных документов в деле Скачать бесплатно. Перечень документов, хранящихся в личном деле Скачать бесплатно. Сдавайте отчетность с БухСофт!

Титульный лист личного дела работника образец. Скачать образец. Новое в году. Изменения в платежных поручениях с 1 июня года. Электронная подпись: изменения в году.

Спецоценка рабочих мест в году: последние изменения. Изменения в налоговой отчетности в году. Переход на электронные трудовые книжки в году. Новые КБК на год. Текущий отчетный период. Особенности заполнения формы 4-ФСС за 3 квартал года. Как заполнить 6-НДФЛ за 3 квартал года. Срок сдачи 4-ФСС за 3 квартал года. Срок сдачи 6-НДФЛ за 3 квартал года. Срок сдачи РСВ за 3 квартал года.

Декларация по НДС за 3 квартал года. Срок сдачи декларации по НДС за 3 квартал года. Особенности заполнения РСВ за 3 квартал года. Как заполнить и сдать декларацию по ЕНВД за 3 квартал года. Авансовые платежи по налогу на прибыль за 3 квартал года. Налоги фирм и ИП из пострадавших отраслей за 3 квартал года. Страховые взносы за 3 квартал года фирм и ИП из пострадавших отраслей.

Новая декларация по налогу на имущество за год: форма и сроки сдачи в году с учетом карантина.

Ведение личных дел работников — это оформление и хранение документов для систематизации данных о трудовой деятельности.

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Что касается коммерческих организаций а именно о них мы и будем говорить далее , то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент.

Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее. Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть.

Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте. Бланк анкеты сотрудника в личное дело можно скачать здесь. Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.

А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так чтобы были нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов.

Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках. И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

За нарушения в работе с персональными данными ст. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор. И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.

Больше о правилах работы с персональными данными узнайте из материалов нашей одноименной рубрики. Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:. Образец описи документов в личном деле и рекомендации по ее составлению можно найти здесь. Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников форму журнала можно разработать самостоятельно.

Какие документы затребуют трудовики в случае проверки? Как правильно их оформлять и сколько времени они должны храниться? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в Путеводителе по кадровым вопросам от КонсультантПлюс.

В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

Согласно ст. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно ст. Подробнее о сроках хранения документов в организации, а также о процедуре их уничтожения по окончании сроков хранения мы рассказывали здесь.

Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации.

Подписывайтесь на новости. Подписаться ОК. Присоединяйтесь к нам в соц. Личные дела работников - правильное оформление этой документации имеет важное значение, поскольку позволяет не только поддерживать порядок в кадровой документации, но и избегать штрафов за нарушения, которые иногда допускают кадровики.

Обязательно ли заводить личные дела на сотрудников? Как их правильно укомплектовать, оформить и сколько хранить? Какие документы вообще не стоит иметь в личном деле работника?

Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в нашей статье. А также сможете скачать необходимые для ведения личных дел бланки и образцы. Обязательно ли вести личные дела работников? Состав личного дела сотрудника в годах Формирование личного дела работника: образец Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров Итоги. Состав личного дела сотрудника в годах Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий.

Обычно перечень документов в личном деле работника таков: анкета, заполняемая при приеме на работу; Бланк анкеты сотрудника в личное дело можно скачать здесь. Формирование личного дела работника: образец Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить.

Как правило, порядок следующий: На каждого работника заводится отдельная папка или файл. Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме заявления, трудового договора, приказа о приеме и заканчивая копией приказа об увольнении. Каждый лист дела нумеруется. В один том подшивают не более листов п. Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела. Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации.

Оформляя дело на хранение, нужно: сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола; пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись; составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже; оформить обложку титульный лист , указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован. Итоги Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.

Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня. Добавить в закладки. Предыдущая статья Следующая статья. Советуем прочитать.

Последнее с форума. Ваши вопросы. Добрый день! Подскажите, пожалуйста, а документы об образовании в личное дело не входят? Если нет, то почему? Это же документ на основании которого мы принимаем специалиста. Состав личного дела определяется локальными актами компании и никак законодательно не регламентирован за исключением некоторых госструктур.

Поэтому ответить на Ваш вопрос достаточно сложно. Не очень понятна мотивация Вашего вопроса. Вы можете задать его в развернутом виде на форуме. Не понимаю Может где-то напрямую требование указано? Подскажите, пожалуйста, если в личном деле работника утерян трудовой договор, можно ли формировать дело для хранения в архиве? Какие документы должны быть подшиты в личное дело после увольнения учителя, для передачи на хранение.

Он не отличается от состава документов любого другого работника: - копии приказов, документов собранных при приеме, паспортных данных, данные о поощрениях, использованных отпусках.

Перечень довольно широкий. Вы можете задать свой вопрос развернуто на форуме. Должны ли храниться трудовые договора в личном деле? Какие изменения ведения личных дел произошли в году,а именно в государственных образовательных учреждениях. Ваш вопрос. Помогаем в работе. Подпишитесь на рассылку — 1 раз в неделю, бесплатно.

Какие документы хранятся в личном деле работника

Этот документ спасет от обидных штрафов и защитит от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами программы БухСофт. Зарегистрируйтесь, скачайте и сразу используйте в работе! Хранение документов в личных делах работников позволяет быстро найти нужные сведения и скорректировать их при необходимости.

Какие документы должны быть в личном деле далее — ЛД сотрудника в году и должен ли кадровик знать, что за бумаги нужно хранить в ЛД работника? Непонимание этих 2, казалось бы, простых вопросов всё чаще становится причиной возникновения конфликтных ситуациях на фирмах. Например, когда сотруднику не выдаются справки при увольнении в полном объёме.

Акция месяца 8 88 Повысьте свою квалификацию в Высшей Школе Кадровика. Зарегистрируйтесь, чтобы получить этот файл и все новые образцы документов, которые нужны кадровой службе в году. Регистрация займет не больше минуты. Пожалуйста, зарегистрируйтесь или войдите на сайт со своим логином и паролем. Это бесплатно. Заполните короткую форму регистрации , чтобы продолжить тестирование на сайте. Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от № ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.  Обычно перечень документов в личном деле работника таков: анкета, заполняемая при приеме на работу; Бланк анкеты сотрудника в личное дело можно скачать здесь.

Состав личного дела работника

Из чего состоит личное дело? Какие документы подшивать, а какие не нужно? Как правильно организовать ведение и хранение? Эти и другие вопросы часто не дают покоя кадровикам. Разбираемся в статье. Не все организации и работодатели ведут личные дела сотрудников. Обязательное их ведение предусмотрено законодательством РФ в отношении государственных и муниципальных служащих.

Формирование и хранение личных дел сотрудников организации

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана. Что касается коммерческих организаций а именно о них мы и будем говорить далее , то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Личное дело работника

Во многих организациях кадровики ведут личные дела сотрудников; какие документы необходимы, они не всегда знают. И это неудивительно, ведь закон не обязывает заводить их в принципе.

.

.

.

Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Наркис

    Семенуха Роман Сергійович (VIII скликання)

  2. Эльвира

    Це не реально, тому що я плачу податки в іншій країні і ще раз я не можу платити. по законі. допобачення.

  3. Мефодий

    Про внесення змін до Митного кодексу України та деяких інших законодавчих актів України щодо ввезення транспортних засобів на митну територію України

  4. Радим

    А как с налогом про старые авто?/

  5. Лидия

    Путин, его друзья и исполнители пидорасы, в ад их.

© 2018-2021 xn--22-rlcq9c.xn--p1ai