+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Кадровые документы для сдачи в архив

Акция месяца 8 88 Повысьте свою квалификацию в Высшей Школе Кадровика. Зарегистрируйтесь, чтобы получить этот файл и все новые образцы документов, которые нужны кадровой службе в году. Регистрация займет не больше минуты. Пожалуйста, зарегистрируйтесь или войдите на сайт со своим логином и паролем. Это бесплатно.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Подготовка документов к архивному хранению

Подготовка дел к передаче в архив — это систематизация и составление описи документов, передаваемых на хранение, с целью сохранения данных о деятельности организации с возможностью быстрого поиска необходимой информации. Приказ Минкультуры России от Федеральный закон от Сдача документов в архив является одним из ключевых этапов делопроизводства.

Речь идет о внутреннем архиве организации. Самыми сложными вопросами являются временной промежуток и правила хранения архивных документов, поскольку требования и положение разбросаны по разным нормативно-правовым актам. В любой организации есть документация управленческая, кадровая, бухгалтерская , которая ежегодно подшивается в единое дело и подлежит хранению. Полный методический перечень типовой управленческой документации и сроки хранения каждой из таких папок дела даны в Приказе Минкультуры России от В организациях постоянно действуют экспертные комиссии, деятельность которых — это оценка и экспертиза производственной документации предприятия в процессе делопроизводства и передачи в архив, а также установление сроков хранения.

Ежегодно эта служба решает, какие документы подлежат хранению, а какие могут быть уничтожены. Требуется определенная подготовка дел к передаче на архивное хранение, которая заключается в объединении разрозненных документов в единое дело.

Объем папки, содержащей архивное дело, не должен превышать страниц. При оформлении одной папки дело необходимо:. Их нужно включать в архивное хранение также по отдельной описи.

Помещения должны быть сухими, отапливаемыми, хорошо проветриваемыми, соответствовать требованиям пожарной безопасности и санитарных норм. Кроме того, архив должен надежно охраняться с помощью металлических решеток на окнах, охранной сигнализации и т. Перечень архивных документов — бумаги, к которым часто относятся как к устаревшему, ненужному хламу, складируя его в самых дальних пыльных углах.

Их могут не востребовать в течение долгого периода. Порча или утеря уже, казалось бы, отслуживших бумаг иногда аукается во время переговоров, проверок, судебных разбирательств. Следовать его нормам обязаны все организации при работе с документацией. Подготовка документов к архивному хранению. Светлана Шевякова. Судебная практика в связи с коронавирусом. Скачать дополнительные материалы в базе КонсультантПлюс. Нормативная база Приказ Минкультуры России от Денис Авдюшин.

Документы организации — ценный ресурс информации. Чтобы он не был использован против вас, стоит придерживаться правил хранения документации, которые прописаны в законодательстве. Но законодательная система определяет порядок создания архива. А какую методику хранения документов выбрать и как расположить документы в архиве, каждое предприятие решает самостоятельно. Существуют два основных подхода к хранению документов: формирование архива на предприятии своими силами и передача документов на хранение архивным компаниям.

Когда документооборот компании небольшой, все документы можно хранить в той же комнате, где проходит рабочий процесс. Если же документации много, необходимо выделить отдельное помещение под архив.

Чтобы в организованном вами архиве было легко найти любой документ, заведите номенклатуру дел — классификатор документации с указанием сроков их хранения.

Отдельно храните дела по личному составу и документацию ликвидированных компаний при наличии. Хранение документов на аутсорсинге обладает определенными преимуществами перед самостоятельной организацией хранения и подходит тем, кто планирует:. Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Автор: Светлана Шевякова Обсудить в чате Telegram. Подпишитесь на новости Клуба кадровиков. Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с Правилами пользования и Политикой конфиденциальности и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk. Связанные статьи. Перечень типовых управленческих архивных документов Перечень архивных документов — бумаги, к которым часто относятся как к устаревшему, ненужному хламу, складируя его в самых дальних пыльных углах. Образцы документов. Образец протокола экспертной комиссии по архиву. Образец архивной описи.

Разрабатываем положение об архиве. Реестр описей дел в архиве. Образец внутренней описи документов дела. Club TK. Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы. Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас. Ответ гарантируем! Я работодатель Я работник Карантин и коронавирус Оформление документов Охрана труда Проверки и отчетность Персональные данные Иностранные работники Прием на работу Отпуск Рабочее время Дисциплина труда Расчеты с персоналом Больничные Аттестация и переподготовка Увольнение Здесь нет моей темы, хочу задать вопрос экспертам Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусом Образцы основных документов в связи с коронавирусом Нерабочие дни в связи с коронавирусом.

Образцы заполнения кадровых документов Формы первичных учетных документов Сведения о трудовой деятельности электронная трудовая книжка Ведение трудовых книжек в бумажном виде. Специальная оценка условий труда Несчастный случай на производстве Обязательные медосмотры профосмотры Инструктажи по охране труда. Обязательные документы при проверках Календарь кадровика. Хранение и использование персональных данных Меры по защите персональных данных работников Ответственность за нарушения законодательства о персональных данных.

Привлечение иностранцев Оформление иностранцев. Оформление приема на работу Трудовой договор. График отпусков Замена отпуска денежной компенсацией Оформление ежегодного оплачиваемого отпуска Отпуск по беременности и родам Отпуск по уходу за ребенком Льготный дополнительный отпуск. График работы Привлечение, оформление и оплата Учет рабочего времени Выходные и праздничные дни.

Правила внутреннего трудового распорядка ПВТР Дисциплинарные взыскания Порядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины. Заработная плата Районные коэффициенты и надбавки Материальная ответственность работника.

Оплата больничного листа не пилотный проект Оплата больничного листа пилотный проект Заполнение больничного листа работодателем Работа с электронными больничными Пособие по беременности и родам.

Порядок проведения аттестации Ограничения на увольнение из-за непрохождения аттестации Расходы на подготовку и переподготовку кадров. Основания для увольнения Процедура увольнения по сокращению.

Перейти в telegram-чат. Карантин и коронавирус Прием на работу Отпуск Больничные Льготы и компенсации Иностранные работники Увольнение Трудовые споры Здесь нет моей темы, хочу задать вопрос экспертам Перевод на удаленную дистанционную работу Нерабочие дни в связи с коронавирусом Временные правила по оформлению и оплате больничных листов.

Список документов при приеме на работу Медосмотры при приеме на работу Испытание при приеме на работу Существенные условия трудового договора. График отпусков Замена отпуска денежной компенсацией Отпуск по беременности и родам Отпуск по уходу за ребенком Льготный дополнительный отпуск.

Правила получения и оплаты пособия по временной нетрудоспособности Электронные больничные Пособие по беременности и родам. Льготный дополнительный отпуск Права инвалидов Льготы работающим пенсионерам Особенности работы женщин.

Патент на работу в РФ Особенности приема на работу иностранца Особенности увольнения иностранца. Увольнение по собственному желанию Увольнение по соглашению сторон Процедура увольнения по сокращению.

Увольнение за прогул Нарушение сроков выплаты зарплаты Восстановление на работе.

Подготовка дел к передаче в архив — это систематизация и составление описи документов, передаваемых на хранение, с целью сохранения данных о деятельности организации с возможностью быстрого поиска необходимой информации. Приказ Минкультуры России от

Некоторые кадровые документы передаются на хранение в архив организации. Рассмотрим алгоритм действий по их подготовке к сдаче в архив. Узнать сроки хранения дел можно из номенклатуры дел. Обратите внимание! По общему правилу дела, которые хранятся менее 10 лет, в архив передавать не нужно. Подшивке переплету подлежат все дела, сдаваемые в архив организации. При этом документы, оформленные на листах бумаги формата А4, складываются. Все листы документов, находящиеся в делах, следует пронумеровать.

Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа;. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается;. Например, оформленные на листе формата А4 альбомной ориентации;. То есть вначале пронумеровать конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;. На заметку Если в нумерации допущено большое количество ошибок, проводится перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой и рядом проставляется новый.

Отметим, что внутренняя опись составляется только в отношении дел, учет которых вызывается спецификой документации. Например, внутренняя опись документов ведется в отношении дел с приказами по личному составу. Конкретный перечень дел, в которых необходимо вести внутреннюю опись, организация может закрепить в ЛПА, в частности в инструкции по делопроизводству.

На заметку Внутренняя опись документов оформляется по установленным правилам и форме. При этом для личных дел установлена своя форма внутренней описи. Внутренняя опись должна быть помещена в начало дела. Обложки дел должны быть оформлены по установленным форме и правилам. При подготовке дел к сдаче в архив обычно на обложке каждого дела необходимо дополнить такие данные, как даты дела и количество листов в деле.

Датами дела крайними датами дела являются даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом датой дела является только год для планов, отчетов, штатного расписания, личных карточек уволенных работников, лицевых счетов. Систематизировать документы каждого дела в соответствии с установленными требованиями.

Как правило, систематизация документов осуществляется при разработке номенклатуры. При ее составлении, в частности, учитывают сроки хранения документов, правила группировки приказов и т. Личные дела работников были завершены делопроизводством в году. Составить описи данных дел необходимо не позднее На заметку Обычно опись дел составляется в двух экземплярах: один экземпляр остается в структурном подразделении, второй — передается в архив организации вместе с делами.

Это значит, что нумерация включенных в нее дел продолжается из года в год. Если в описи дел по личному составу за год были включены дела с N 1 по N 10, то валовая нумерация дел в описи за год начнется с N На заметку Если дело, указанное в номенклатуре дел, отсутствует, следует принять меры по его поиску.

Если оно не будет обнаружено, необходимо составить справку, в которой изложить причины отсутствия дела. Данную справку подписывает начальник отдела кадров. При этом другие сведения о делах вносят в опись полностью на каждом новом листе описи заголовок дела воспроизводят полностью.

Том 1. На заметку В описи дел каждого последующего года, в течение которого дело продолжалось в делопроизводстве, за последней описательной строкой необходимо делать ссылки на номера дел по описи того года, в которую эти переходящие дела были включены.

Перенос текста заголовка на другую страницу описи не допускается;. В ней цифрами и прописью указывать количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, оговаривать особенности нумерации дел в описи литерные и пропущенные номера п.

Шаг 4. Подписываем, согласовываем и утверждаем опись дел. После подписания, согласования и утверждения описи дел она вместе с делами подлежит передаче в архив организации согласно графику. Онлайн-сервис готовых правовых решений. Минск , пер. Toggle navigation Бухгалтер Юрист. Аналитика Коронавирус. Торговля Услуги и аренда Производство Строительство.

Лидеры мнений. Практические вопросы по электронным документам. Лидеры мнений: налог на прибыль и госпошлина. МНС о применении Постановления N для налога на прибыль. Изменились сроки представления и аннулирования статистической декларации.

Изменения в регулировании труда педработников. Банковское кредитование: отзывы бухгалтеров. На какую дату отражать в бухучете возмещаемые услуги при аренде. Какие документы нужны для безвозмездной передачи имущества от частной организации в пользу бюджетной. Бланки страховых свидетельств по автогражданке обновят.

Обновлен производственный календарь на год. Производственный календарь на год. Войти в сервис. Автор: Мария Асимович. Готовим кадровые документы к сдаче в архив организации Кадры Мария Асимович. Кадры Шаг 1. Шаг 2. Подшить переплести каждое дело. Пронумеровать листы каждого дела. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа; — использовать для нумерации черный графитный карандаш. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается; — нумеровать отдельно листы каждого тома дела; — не включать в нумерацию листов дела лист-заверитель дела и листы внутренней описи; — разворачивать и нумеровать в правом верхнем углу документы, подшитые в сложенном виде.

Например, оформленные на листе формата А4 альбомной ориентации; — нумеровать отдельно конверт и документы, которые находятся в нем. То есть вначале пронумеровать конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте; — нумеровать на оборотной стороне в левом верхнем углу чертежи, диаграммы, фотографии и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле.

Проверить наличие внутренней описи документов. Составить заверительную надпись в каждом деле. Оформить и уточнить реквизиты обложки каждого дела. Шаг 3. Пример Личные дела работников были завершены делопроизводством в году. Пример Если в описи дел по личному составу за год были включены дела с N 1 по N 10, то валовая нумерация дел в описи за год начнется с N Отметим, что номер описи состоит: — из индекса отдела кадров по номенклатуре дел организации; — года, за который дела включаются в опись.

Том 1 То же. Том 2; 6 при формировании в деле документов за несколько лет — относить данное дело к тому году , в котором оно начато. Подписываем, согласовываем и утверждаем опись дел Опись дел должна быть: — подписана ее составителем с указанием его должности, расшифровки подписи и даты составления; — согласована руководителем службы ДОУ организации, ЭК структурного подразделения при наличии ; — утверждена руководителем структурного подразделения.

Понравилась статья? Поблагодарите автора. Сказать спасибо. Другие статьи автора. Кадры Заполнение формы ПУ-2 при присвоении разряда по профессии Кадры Заполнение формы ПУ-2 при приеме внутреннего совместителя Кадры Принимаем на работу после службы в армии Кадры Что надо знать нанимателю об авансе Другие статьи по категории. Кадры Принимаем на работу на время отпуска по уходу за ребенком Кадры Выход из отпуска по уходу за ребенком: разбираем ситуации Кадры Когда возможна замена трудового отпуска денежной компенсацией?

Кадры Дополнительные поощрительные отпуска Получите доступ к демонстрационной версии ilex на 7 дней Как с вами можно связаться? Еще нет аккаунта? Попробовать бесплатно. Клиентам ilex Войти в сервис.

Передаем документы кадровой службы в архив

Процедура ликвидации организации достаточно сложная и трудоемкая: необходимо передать основные средства, погасить задолженности перед поставщиками, работниками и государством, свериться с налоговым органом и провести другие необходимые мероприятия.

В такой суете важно не забыть передать архив компании в организацию, которая обеспечит его хранение. Все документы, касающиеся персонала приказы, личные карточки, докладные записки, объяснительные и т. Основные правила работы архивов организаций одобрены Решением Коллегии Росархива от Положения п.

В частности, им установлено, что при ликвидации организации ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником. А если правопреемник отсутствует? Тогда обратимся к п. В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества ликвидационной комиссии , согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в государственный архив.

То есть у ликвидируемых организаций, у которых правопреемник отсутствует, есть два варианта: передача архива ликвидируемого предприятия в вышестоящую организацию или же в соответствующий государственный архив.

Во время проведения процедуры ликвидации кадровику необходимо обратиться в орган управления архивным делом, действующим на территории субъекта РФ. Информацией о его местонахождении обычно располагает местная администрация.

В управлении вас обязательно спросят о количестве дел, подлежащих передаче на архивное хранение, отдельно по каждой категории постоянного, временного свыше десяти лет , временного до десяти лет и по личному составу. К категории документов по личному составу относятся документы, образующиеся в деятельности кадровых служб и бухгалтерии приказы, личные карточки, лицевые счета по заработной плате и т.

При отборе документов, подлежащих передаче на архивное хранение, обратите внимание на разд. Приведем примерный перечень документов по личному составу, которые могут существовать в организации:. Кроме того, архив запрашивает дополнительные документы, например свидетельство о государственной регистрации, устав, учредительный договор и т.

В соответствии с п. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел службы кадров. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:. Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, нумерацию листов, составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов. Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками.

Учитывая интенсивность использования документов по личному составу при исполнении запросов социально-правового характера, при выполнении переплетных работ и подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность. Документы подшиваются и переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста всех документов, дат и виз.

При подготовке к прошивке металлические скрепки, булавки или скобы от степлера из документов удаляются. Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку в следующей последовательности п. Приказы по личному составу формируются так, чтобы каждое дело ограничивалось приказами, изданными в рамках одного календарного года.

Внутри года приказы должны располагаться в хронологическом порядке. Иногда из-за нарушения порядка регистрации внутренних документов может произойти сбой в нумерации приказов, например: приказ от 7 августа имеет номер к, а приказ от 15 сентября - номер В таком случае располагайте приказы по датам.

Приложение к приказу является составной его частью, а значит, должно остаться вместе с ним. Акты, заявления, служебные записки, являющиеся основаниями для издания приказов, должны из приказов изыматься и формироваться в отдельные дела, так как не являются составной частью приказов. При комплектации личных дел работников для передачи в архив рекомендуем объединять несколько дел. Внутри каждого личного дела документы должны располагаться в хронологическом порядке: сначала анкета, резюме, рекомендательные письма, затем документы об образовании и лишь потом о приеме, переводе.

Закончить дело необходимо документами об увольнении: заявлением работника, приказом и т. Особое внимание уделяется соответствию внутренней описи документов личного дела, составленной кадровиком, фактическому содержанию дела. Если личные дела не велись, обязательно должны быть личные карточки работников. Они формируются по годам увольнения работников и систематизируются по алфавиту по первым буквам их фамилий, имен и отчеств. Если в вашей компании личные карточки являются составляющей частью личного дела, то следует проконсультироваться с работниками архивного учреждения, как отобразить данный факт в описи дела.

Кроме вышеуказанных документов передаче в архив подлежат и невостребованные трудовые книжки и иные документы, например аттестаты, удостоверения и т.

Передача таких документов осуществляется следующим образом. Документы систематизируются по годам увольнения сотрудников на основании записей об увольнении. Трудовые книжки, если записи об увольнении в них были в свое время внесены, систематизировать по годам несложно. Если же записей об увольнении в трудовых книжках не имеется, кадровой службе необходимо их сделать на основании имеющихся документов по личному составу приказов, личных карточек, лицевых счетов и т.

Поскольку невостребованные документы являются подлинниками, при формировании дел они не должны прошиваться. Лучше всего разложить их в картонные папки с завязками и оформить обложку. На каждое такое дело нужно составить внутреннюю опись по форме, приведенной в Приложении 10 к Правилам, например:. Индекс документа, необходимый для второй графы, указывается в соответствии с номенклатурой дел. Если номенклатура дел в организации не составлялась, что в коммерческих организациях бывает очень часто, данную графу придется оставить пустой.

При заполнении третьей графы нужно посоветоваться с архивом: лучше указать только дату выдачи трудовой книжки или крайние даты, то есть с начала записей до последней записи, фиксирующей увольнение.

В графу "Заголовок документа" вносится его фактическое название и полные фамилия, имя и отчество бывшего сотрудника в родительном падеже. Для лиц, изменявших фамилию в период работы в организации, как основная используется последняя фамилия, по которой данный сотрудник увольнялся из данного предприятия. Она указывается первой, а за ней в скобках - прежняя фамилия. Поскольку невостребованные документы являются личными, нельзя нумеровать листы такого дела и пятая графа останется незаполненной.

В начале каждого дела подкладывается чистый лист бумаги, в конце - лист-заверитель по установленной форме. В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительного листа, а в начале - бланки форм для внутренней описи документов. Крайне важно все листы кроме заверительного и внутренней описи , включенные в дело, пронумеровать. Делается это арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, черным графическим карандашом или нумератором.

После того как дела сформированы, оформляются заверительный лист и обложка дела. В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, в необходимых случаях проставляется количество листов внутренней описи дела.

Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела. Такой заверительный лист составляется для учета количества листов в деле и фиксации особенности их нумерации по форме Приложения 9 к Правилам.

Лист-заверитель подписывается его составителем с указанием должности последнего и даты составления. Все последующие изменения в составе и состоянии дела, например присоединение новых документов, отмечаются в заверительном листе со ссылкой на соответствующий акт. Если делом является журнал регистрации приказов или распоряжений, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

Кроме перечисленных документов, составляется опись дел по личному составу. При составлении описи дел отдела кадров необходимо выполнить ряд требований:. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится под самостоятельным номером;. Другие рекомендации по заполнению описи следует получить у специалистов архива, в который будут передаваться документы, так как в Правилах учтено не все. Бывает, что на момент ликвидации организации сроки хранения некоторых документов истекли.

На такие документы составляется соответствующий акт, а дальнейшая работа по их уничтожению производится в установленном п. Причем напомним, что уничтожение документов производится в специальных пунктах вторсырья, где вам необходимо получить соответствующую квитанцию, наличие которой отражается в акте. Сама квитанция будет приложением к нему. Кстати, к документам, сроки хранения которых истекли, согласно п.

Если у предприятия нет правопреемника, уничтожить их будет легче, так как при этом возникает меньше оснований, обусловливающих необходимость их хранения. Государственные архивы такие документы, как правило, стараются не принимать. Но если все же имеется правопреемник, данные документы могут потребоваться ему в его работе. Словом, этот вопрос необходимо проработать и решить с принимающей стороной, исходя из практической ценности данных документов.

Вход Регистрация Забыли пароль? Главное меню. Вы здесь. Опубликовано пользователем HRTrud. Кому и какие документы передавать? Приведем примерный перечень документов по личному составу, которые могут существовать в организации: - приказы по личному составу или распоряжения, записки и т. Готовим документы В соответствии с п. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: - документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела; - каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями ГОСТа и иных нормативно-правовых актов; - в дело формируются документы одного календарного года; - дело должно содержать не более листов, толщина его должна быть не более 4 см.

Оформляем лист-заверитель и обложку дела В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительного листа, а в начале - бланки форм для внутренней описи документов. Использование чернил или цветных карандашей для нумерации листов запрещено. При заполнении обложки дела нужно учитывать следующие моменты: - обложка дела оформляется по установленной форме Приложение 11 , в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела тома, части по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела; - при изменении наименования структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию на обложке указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации структурного подразделения заключается в скобки.

При составлении описи дел отдела кадров необходимо выполнить ряд требований: - каждое дело вносится в опись под самостоятельным номером.

Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится под самостоятельным номером; - графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; - при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же"; - систематизация дел в описи и присвоение ей номера устанавливаются архивной службой.

Как быть с документами, сроки хранения которых истекли? Бородина Эксперт журнала "Отдел кадров коммерческой организации" Подписано в печать Комментарии для сайта Cackl e. Популярное сегодня. Новые темы форума. Оптометрист Подбор рабочих строительных специальностей Психологическое тестирование сотрудников Разный Режим рабочего времени у одинаковых должностей Увольнение по сокращению.

Зайти на форум Задать вопрос.

Кадровые документы: хранение и подготовка к сдаче в архив

Прежде всего, определимся со сроками. Если же по какой-то причине документы задерживаются в отделе кадров, этот момент нужно согласовывать с работниками архива дополнительно. При сдаче кадровых документов, таких важных, как личные дела сотрудников, кадровые учетные регистры, распоряжения по личному составу и прочих документов кадрового учета, должна проводиться архивная обработка в соответствии с требованиями законодательства.

То есть, оформлением должны заниматься только квалифицированные сотрудники. Перед тем, как сдать кадровые документы в архив, архивариус должен их особым образом обработать. Подготовка к сдаче кадровых документов в архив состоит в следующем:. Мы в facebook. Ваше имя обязательно.

Ваш e-mail обязательно. Ваш телефон обязательно. Я принимаю соглашение сайта об обработке персональных данных. Расчет стоимости Обратный звонок. Москва, ул. Красноармейская, д. Архивные услуги Архивная обработка Сдача документов в архив Переплёт документов Хранение документов Cканирование документов перед передачей в архив Услуги архивариуса Списание и уничтожение документов Архивирование документов ликвидированных организаций Перевозка архива Экспертиза ценности документов Утилизация документов Консультации специалистов по архивному делу.

Электронный архив Организация архива электронных документов Cканирование документов Электронная опись дел Ведение электронного архива Широкоформатное сканирование Электронный архив кадровых документов Обработка текстовой и графической информации Электронный архив конструкторской документации Оцифровка книг Электронный архив проектной документации Электронный архив технической документации.

Обработка анкет Сканирование анкет Ввод данных Обработка кредитных досье и юридических дел клиентов Обработка результатов теста Обработка социологических анкет Обработка результатов опроса и опросных листов Ввод анкет Анализ анкетных данных. Аутсорсинг Аутсорсинг управления проектами Аутсорсинг бизнес-процессов Аутсорсинг бухгалтерии Аутсорсинг делопроизводства Аутсорсинг архива Аутсорсинг кадрового делопроизводства.

Сроки сдачи кадровых документов Прежде всего, определимся со сроками. Требования конфиденциальности При сдаче кадровых документов, таких важных, как личные дела сотрудников, кадровые учетные регистры, распоряжения по личному составу и прочих документов кадрового учета, должна проводиться архивная обработка в соответствии с требованиями законодательства.

Подготовка документов к сдаче в архив Перед тем, как сдать кадровые документы в архив, архивариус должен их особым образом обработать. Подготовка к сдаче кадровых документов в архив состоит в следующем: Экспертиза ценности. Нужно определить, какие документы уже вышли из документооборота, и каким из них необходимо длительное хранение. Формирование дел. В одно дело помещаются документы по одной теме и с одинаковым сроком хранения.

Так, например, приказы об очередном отпуске хранятся 5 лет, а заявления на отпуск — всего год. Поэтому для них целесообразно заводить разные дела. Листы дела в обязательном порядке нумеруются. Оформление титульного листа.

Он содержит заголовок дела такой же, как в номенклатуре , его номер, дату и срок хранения документов содержащихся в нем. Листы дела скрепляются нитью, а на место сшива наклеивается заверительная надпись, в которой указывается дата и количество листов. Надпись скрепляется подписью ответственных лиц и печатью. Это обязательная мера, позволяющая отслеживать целостность дел. Особенности сдачи кадровых документов в архив Главной особенностью передачи являются варианты: Сдача при ликвидации и банкротстве.

Кадровые документы передаются на госхранение в муниципальный или государственный архив в зависимости от места нахождения организации и подведомственности. Это вариант актуален только при ликвидации, ни в каких других случаях Ваш архив не примут. Передача источников комплектования в госархив. Передача документов в свой внутренний архив. Главной особенностью этого варианта является что правила передачи приема устанавливает принимающий архив. Акции Решения Вакансии. Услуги Архивные услуги Электронный архив Обработка анкет.

Статьи Новости Законы Вопрос-ответ. О компании Отзывы Партнерам Контакты. Расчет стоимости. Обратный звонок.

Кадровые документы и бумаги, связанные со стажем работы и деятельностью каждого из сотрудников компании, в соответствии с законодательством имеют большие сроки хранения до 75 лет и более.

Кадровые документы и бумаги, связанные со стажем работы и деятельностью каждого из сотрудников компании, в соответствии с законодательством имеют большие сроки хранения до 75 лет и более. Именно поэтому подготовку кадровых документов для выделения их на хранение в архив необходимо производить своевременно. Ввиду того, что кадровые документы являются социально значимыми они служат подтверждением прав работников на социальное обеспечение , при их архивировании особое внимание уделяют:.

Составление дел необходимо осуществлять в соответствии с номенклатурой компании: включение документов в дела другими способами запрещено. Оформление обложки должно осуществляться одновременно с включением бумаг в дело. На обложке необходимо указать: наименование компании и структурного подразделения; номер или индекс дела; заголовок; срок хранения документов.

Помещать в дела можно только выполненные и оформленные по всем требованиям документы по 1 экземпляру. В делах должны находиться подлинники рабочих бумаг карточки сотрудников, регистрационные книги, приказы по личному составу и т. Однако есть исключения: копии допустимы в случае, когда подлинник был отослан гражданину или в другую компанию у автора будет свой второй экземпляр или копия. Как правило, это касается переписки.

Отдельные виды документов необходимо разделять, а именно: подлинники и копии; бумаги постоянного и временного хранения; планы и отчеты; распорядительные акты; проекты и утвержденные документы. В деле должна находиться отчетность только одного календарного года. Однако допустимо формирование в период деятельности отдельных личных, переходящих дел и документов комиссий.

Внутри дела важно соблюдать порядок расположения рабочих бумаг в зависимости от типа документа их сортируют в алфавитном, хронологическом порядке, по срокам хранения. Стоит отметить, что все бумаги приказы по личному составу, личные карточки сотрудников, личные дела, договорные бумаги и т. Нажимая кнопку "Получить консультацию", вы даете согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности сайта.

Главная Статьи Правила архивирования кадровых документов. Предыдущая статья. Следующая статья. Оставить заявку на архивные услуги. Получить консультацию.

Ваше сообщение отправлено. Ваша заявка отправлена.

Опись и архивирование кадровых документов

Прежде всего, определимся со сроками. Если же по какой-то причине документы задерживаются в отделе кадров, этот момент нужно согласовывать с работниками архива дополнительно. При сдаче кадровых документов, таких важных, как личные дела сотрудников, кадровые учетные регистры, распоряжения по личному составу и прочих документов кадрового учета, должна проводиться архивная обработка в соответствии с требованиями законодательства.

Общие вопросы организации хранения документов. В понятие кадрового делопроизводства входит кроме документирования трудовых отношений с работниками, также хранение и использование документов в текущей деятельности организации, экспертиза их ценности и сдача документов на архивное хранение.

Некоторые кадровые документы передаются на хранение в архив организации. Рассмотрим алгоритм действий по их подготовке к сдаче в архив. Узнать сроки хранения дел можно из номенклатуры дел. Обратите внимание! По общему правилу дела, которые хранятся менее 10 лет, в архив передавать не нужно. Подшивке переплету подлежат все дела, сдаваемые в архив организации. При этом документы, оформленные на листах бумаги формата А4, складываются. Все листы документов, находящиеся в делах, следует пронумеровать. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа;. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается;.

Распорядительные документы в службе кадров группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Положения о службе кадров, должностные инструкции, если они утверждены руководителем организации, группируются в самостоятельные дела. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по кадрам. Приказы по кадрам группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.  При подготовке дел к сдаче в архив или к последующему хранению в службе кадров экспертиза ценности дел проводится методом полистного просмотра дел. Не допускается проводить экспертизу ценности дел, просматривая только их заголовки.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

Процедура ликвидации организации достаточно сложная и трудоемкая: необходимо передать основные средства, погасить задолженности перед поставщиками, работниками и государством, свериться с налоговым органом и провести другие необходимые мероприятия. В такой суете важно не забыть передать архив компании в организацию, которая обеспечит его хранение. Все документы, касающиеся персонала приказы, личные карточки, докладные записки, объяснительные и т. Основные правила работы архивов организаций одобрены Решением Коллегии Росархива от Положения п. В частности, им установлено, что при ликвидации организации ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником. А если правопреемник отсутствует? Тогда обратимся к п. В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества ликвидационной комиссии , согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в государственный архив. То есть у ликвидируемых организаций, у которых правопреемник отсутствует, есть два варианта: передача архива ликвидируемого предприятия в вышестоящую организацию или же в соответствующий государственный архив.

Сдача кадровых документов в архив

Требования к оформлению дел, принимаемых в архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу. Полное оформление дел предусматривает:. Дела временного до 10 лет включительно хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке переплету металлические скрепления булавки, скрепки из документов удаляются.

.

.

.

.

Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пульхерия

    Хуйня это все братан!

  2. liimilec

    Всех с наступающим Новым Годом!Всем благ добра здоровья!А вам Тарас желаю что б ваш канал и дальше развивался!Что бы начетые вами дела заканчевались только хорошим результатом!Всех с наступающим Новым Годом!

  3. Макар

    Во-вторых: есть еще одно очень важное отличие осмотра от досмотра. Проведенный досмотр транспортного средства, равно как и применение любой другой меры обеспечения производства по делу, автоматически означает возбуждение дела об административном правонарушении. Об этом тоже нелишне было бы упомянуть.

  4. Горислава

    2. Принимает решение о возбуждении уголовного дела следователь или дознаватель, а прокуратура лишь проверяет законность этого возбуждения.

  5. Эмма

    Суть. Государство в очередной раз, как и с приватизацией, хочет содрать с людей налог.

© 2018-2021 xn--22-rlcq9c.xn--p1ai